Antwort Wie kann ich meine Unterlagen digitalisieren? Weitere Antworten – Wie Digitalisiere ich am besten meine Unterlagen

Welche App gibt es, um meine privaten Unterlagen zu digitalisieren Wenn du nur vereinzelt Dokumente digitalisieren möchtest, empfiehlt sich eine Smartphone App wie Adobe Scan. Mit Adobe Scan digitalisierst du nicht nur deine Unterlagen, sondern du wandelst sie gleichzeitig in editierbare PDF-Dateien um.Welche Dokumente darf man digitalisieren und was muss dabei beachtet werden

• Unterlagen der Buchhaltung,
• Geschäftsberichte,
• Jahresabschlüsse,
• Kaufbelege,
• Versicherungsunterlagen,
• Rechnungen,
• Verträge,
• Personalakten,

Papierabzüge und Negative: Scanner oder Stativ

Für die Digitalisierung von Foto-Papierabzügen in zufriedenstellender Qualität genügt eine digitale Fotokamera, mit der das analoge Material abfotografiert wird. Hilfreich ist ein Stativ, die Fotos müssen plan aufliegen und der Blitz sollte ausgeschaltet sein.

Wie kann ich Dokumente archivieren : Sie können die rollierende Ablage mit Ordnern, Archivboxen oder Hängemappen praktizieren. In jedem Fall nutzen Sie auf diese Weise den Platz beim Dokumente archivieren sinnvoll aus, behalten jederzeit den nötigen Überblick und vermeiden das unnötig lange Aufbewahren von Unterlagen.

Wie organisiere ich meine privaten Unterlagen

Eine Ordnung in den privaten Dokumenten zu haben, ist wichtig. Am einfachsten geht das mit einem Ordner-System, in welchem du deine Dokumente und Rechnungen nach Kategorien sortierst und ablegst. Du kannst deine privaten Unterlagen entweder digital oder in ausgedruckter Form aufbewahren.

Was darf man nicht digitalisieren : Folgende Dokumente müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden:

• Eröffnungsbilanz.
• Jahresabschlüsse.
• Zollanmeldungen.
• Notarverträge und Urkunden.
• Unterlagen mit Original-Unterschriften.
• Dokumente mit Wasserzeichen.

Ob Belege, Jahresberichte oder Personalunterlagen: Papierdokumente zu digitalisieren hat viele Vorteile. Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden Dokumente in Papierform mithilfe eines Scanners in ein digitales Format umgewandelt und anschließend auf einem Server oder einer Cloud gespeichert.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung Digitale Informationen lassen sich nicht nur schneller weitergeben – eine E-Mail erreicht ihren Empfänger schneller als ein Brief -, sondern auch gemeinsam bearbeiten, schnell durchsuchen und weiterverarbeiten, ohne dass es dabei zu Qualitätsverlusten kommt.

Wie kann ich Papierfotos digitalisieren

Um Fotos zu digitalisieren gibt es mehrere, oft kostenlose Apps für Smartphones oder Tablets. Zum Beispiel die Fotoscanner-App von Google. Mit der Handykamera wird das Bild aus mehreren Perspektiven abfotografiert und die App setzt die einzelnen Aufnahmen automatisch zu einem Bild zusammen.Grundsätzlich können alle Papierdokumente digitalisiert werden.

• Buchhaltungsunterlagen.
• Personalakten.
• Rechnungen.
• Kaufbelege.
• Dokumentationen aller Art.

Spitzenreiter der Dokumentenarchivierung: ELO-Office, Archivista und PaperOffice. ELO-Office, Archivista und PaperOffice sind ideal geeignet, um Dokumente digital zu archivieren. Mit allen drei Programmen können Sie Dokumente einscannen und passwortgeschützt speichern.

Eine sinnvolle und effektive Ordnerstruktur sollte drei wesentliche Kriterien erfüllen: Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Schnelligkeit. Übersichtlichkeit: Die Ordnerstruktur am PC sollte übersichtlich sein.

Welche Ordner brauche ich privat : Ich empfehle dir dazu folgende grobe Ordnerstruktur:

• Banken / Finanzen.
• Gesundheit.
• Arbeit / Beruf.
• Wohnen / Immobilien.
• Versicherungen / Rente.
• persönliche Dokumente / Verträge.
• Ordner + weitere (z. B. für Kind 1, Kind 2, Hobby, Urlaub)

Kann man Belege auch digital aufbewahren : Grundsätzlich ist es zulässig, wenn Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden. Hierfür muss gewährleistet sein, dass die elektronische Rechnung denselben Inhalt des Original-Dokuments wiedergibt. Wer seine Rechnungen digitalisiert, muss sicherstellen, dass die Belege revisionssicher abgespeichert werden.

Was kostet die Digitalisierung von Akten

PREISLISTE – AKTEN & DOKUMENTE DIGITALSIEREN

Wir scannen alle DIN-, Zwischen- und Überformate bis 145 x 300 cm	Schwarz-Weiß-Scan	Farbscan
Akten DIN A0 (84,1 x 118,9 cm)	3,90 €	4,90 €
Akten DIN A0 + (106,7 x 200 cm)	6,90 €	7,90 €
Jobpauschale: Jobpauschale pro Akte / Ordner: 5,00 €	OCR: ab 0,05 € / Seite

PREISLISTE – AKTEN & DOKUMENTE DIGITALSIEREN

Wir scannen alle DIN-, Zwischen- und Überformate bis 145 x 300 cm	Schwarz-Weiß-Scan	Farbscan
Akten DIN A2 (42 x 59,4 cm)	1,90 €	2,90 €
Akten DIN A1 (59,4 x 84,1 cm)	2,90 €	3,90 €
Akten DIN A0 (84,1 x 118,9 cm)	3,90 €	4,90 €
Akten DIN A0 + (106,7 x 200 cm)	6,90 €	7,90 €

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht jeden Beleg ewig aufheben und bei vielen Dingen reicht eine digitale Kopie. Was aber lebenslang im Original aufbewahrt werden sollte: Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde/Scheidungsurkunde, Kirchenaustrittsbescheinigung. Testament, Erbschein, Sterbeurkunde von Angehörigen.

Warum sollte man digitalisieren : Einer der Hauptvorteile der Digitalisierung ist die verbesserte Effizienz und Produktivität. Durch die Digitalisierung von Prozessen und die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen, sodass Mitarbeiter sich auf andere Aktivitäten konzentrieren können.