Antwort Welche Dokumente kann man digitalisieren? Weitere Antworten – Welche Dokumente darf ich digitalisieren

Welche Dokumente kann man digitalisieren?
Im Prinzip können alle Papierdokumente digitalisiert und elektronisch archiviert werden, d.h.:

  • Unterlagen der Buchhaltung,
  • Geschäftsberichte,
  • Jahresabschlüsse,
  • Kaufbelege,
  • Versicherungsunterlagen,
  • Rechnungen,
  • Verträge,
  • Personalakten,

Grundsätzlich können alle Papierdokumente digitalisiert werden.

  • Buchhaltungsunterlagen.
  • Personalakten.
  • Rechnungen.
  • Kaufbelege.
  • Dokumentationen aller Art.

Im Prinzip können alle Papierunterlagen digitalisiert und elektronisch archiviert werden, d.h.:

  • Buchhaltungsunterlagen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Kaufbelege,
  • Versicherungspolicen,
  • Rechnungen,
  • Verträge,
  • Personalakten,
  • Technische Unterlagen, usw.

Welche Dokumente einscannen : Sie können Dokumente wie Belege, Briefe und Rechnungen scannen und in Ihrer Ablage in Google Drive als durchsuchbare PDF-Dateien speichern.

Was darf man nicht digitalisieren

Folgende Dokumente müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden:

  • Eröffnungsbilanz.
  • Jahresabschlüsse.
  • Zollanmeldungen.
  • Notarverträge und Urkunden.
  • Unterlagen mit Original-Unterschriften.
  • Dokumente mit Wasserzeichen.

Was darf nicht ersetzend gescannt werden : Achtung! Nicht alle Dokumente dürfen nach dem Scannen auch vernichtet werden. Zum Beispiel gilt für Jahresabschlüsse, notariell beurkundete Dokumente oder Zollanmeldungen, dass diese im Original aufbewahrt werden müssen.

Folgende Dokumente müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden:

  • Eröffnungsbilanz.
  • Jahresabschlüsse.
  • Zollanmeldungen.
  • Notarverträge und Urkunden.
  • Unterlagen mit Original-Unterschriften.
  • Dokumente mit Wasserzeichen.


Eine Ordnung in den privaten Dokumenten zu haben, ist wichtig. Am einfachsten geht das mit einem Ordner-System, in welchem du deine Dokumente und Rechnungen nach Kategorien sortierst und ablegst. Du kannst deine privaten Unterlagen entweder digital oder in ausgedruckter Form aufbewahren.

Wie werden Dokumente digitalisiert

Sie können Dokumente auf Papier durch das Einscannen der Unterlagen mit einem Scanner digitalisieren. Außerdem benötigen Sie für die Texterkennung eine OCR-Software. Heute setzen Mitarbeiter:innen im Unternehmen jedoch immer öfter auch Smartphones oder Digitalkameras zum Scannen ein.Eine Scanner-App auf Ihrem Smartphone kann Ihnen das alltägliche Leben vereinfachen. Mit einer Scanner-App können Sie mühelos ausgedruckte Dokumente, Visitenkarten, Bilder, Präsentationen usw. ganz einfach abfotografieren und in einer Datei, zum Beispiel im PDF-Format, abspeichern und anschließend versenden."Alles was digitalisiert werden kann, muss digitalisiert werden!" Dieser Satz stammt aus 2009 von der damaligen Hewlett Packard Chefin Carly Fiorina. Wenn auch mit einer gewissen Aufbruchstimmung verbunden, hat diese Aussage 2 Seiten für mich. Ein Versprechen und eine Drohung.

Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!

Wie bewahrt man wichtige Dokumente auf : Originale und Kopien sollten getrennt voneinander im Dokumententresor und etwa in einem Bankschließfach aufbewahrt werden. Zusätzlich ist es sehr empfehlenswert, digitale Kopien – etwa PDFs – auf zwei Datenträgern zu sichern, die dann ebenfalls an zwei verschiedenen Orten (Tresor und Schließfach) verwahrt werden.

Wie bekomme ich Ordnung in meine Unterlagen : Eine Ordnung in den privaten Dokumenten zu haben, ist wichtig. Am einfachsten geht das mit einem Ordner-System, in welchem du deine Dokumente und Rechnungen nach Kategorien sortierst und ablegst. Du kannst deine privaten Unterlagen entweder digital oder in ausgedruckter Form aufbewahren.

Wie scanne und versende ich ein Dokument

Standard-Modus

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Scannen.
  2. Wählen Sie den Dokumententyp und die Scangrösse aus.
  3. Klicken Sie auf Scannen.
  4. Das eingescannte Bild wird im ImageViewer angezeigt.
  5. Klicken Sie auf E-Mail senden.
  6. Der E-Mail senden Dialog erscheint.


Grundlegendes Verfahren zum Senden einer E-Mail

Wählen Sie die Option [Scan-to-E-Mail] auf dem Scanner-Bildschirm. Legen Sie die Vorlage im Scanner ein. Drücken Sie auf dem Scanner-Bildschirm auf [Sendeeinstellungen]. Drücken Sie auf [Absender] und geben Sie den Absender an.Nicht alle Unterlagen dürfen vernichtet werden

  • Eröffnungsbilanz.
  • Jahresabschlüsse.
  • Zollanmeldungen.
  • Notarverträge und Urkunden.
  • Unterlagen mit Original-Unterschriften.
  • Dokumente mit Wasserzeichen.

Kann man Belege auch digital aufbewahren : Grundsätzlich ist es zulässig, wenn Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden. Hierfür muss gewährleistet sein, dass die elektronische Rechnung denselben Inhalt des Original-Dokuments wiedergibt. Wer seine Rechnungen digitalisiert, muss sicherstellen, dass die Belege revisionssicher abgespeichert werden.