Antwort Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung? Weitere Antworten – Wie lange muss der Arbeitgeber Personalakten aufbewahren

Informationen über Arbeitsentgelte der (Unfall-)Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden mit Lohnnachweis müssen Sie für 5 Jahre aufbewahren (§ 165 I 1, IV 2 SGB VII). Aufzeichnungen der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktags sollten Sie zwei Jahre aufbewahren (§ 16 II ArbZG).Die Akte und deren Inhalt müssen zu jeder Zeit vertraulich aufbewahrt werden. Dafür braucht es besondere technische und organisatorische Maßnahmen. Das Verbot der Weitergabe der Personalakte an Dritte.Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für die Lohnsteuer dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Bei Lohnunterlagen eine betriebliche Gewinnermittlung beinhalten, gilt sogar eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Mindestlohn-Nachweise müssen gemäß Gesetz zwei Jahre aufbewahrt werden.

Welche Papiere bekomme ich nach einer Kündigung : Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitspapiere aushändigen. Dazu zählen das Zeugnis, die Lohnsteuerkarte und der Sozialversicherungsausweis. Der Arbeitgeber hat kein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitspapieren.

Wann muss der Arbeitgeber meine Daten löschen

Die DSGVO findet Anwendung

Sobald die Speicherung von keiner entsprechenden Rechtsgrundlage mehr gedeckt ist, sind die Daten zwingend zu löschen. Die drei wichtigsten Rechtsgrundlagen für die Speicherung von Arbeitnehmerdaten sind: Der Arbeitgeber ist zur Aufbewahrung der Daten gesetzlich verpflichtet.

Wer hat das Recht auf Einsicht in die Personalakte : Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG). Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheite betraut sind, dürfen die Akte einsehen.

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Einen besonderen Anlass oder eine Begründung, warum er dies möchte, benötigt er nicht. Verlangt ein Arbeitnehmer die Einsichtnahme, hat der Arbeitgeber (in der Regel die Personalabteilung) dem Arbeitnehmer diese Akte vollständig vorzulegen.

Datenschutz beachten: Die Personalakte ist auch Eigentum des Arbeitnehmers! Personalakte: Der Datenschutz ist aufgrund der umfangreichen sensiblen Daten besonders wichtig. Aufgrund der enthaltenen personenbezogenen Daten in der Personalakte ist der Datenschutz im jeweiligen Unternehmen zu gewährleisten.

Wie lange muss eine Kündigung aufbewahrt werden

So sollten Sie zum Beispiel Mietverträge 6 Jahre lang aufbewahren. Behalten Sie sie möglichst 3 Jahre länger als die Versicherungsdauer währt. Insbesondere Kündigungen sollten Sie 3 Jahre länger aufbewahren als die Laufzeit des Abos.Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist ebenfalls eine Lohnabrechnung (= Endabrechnung) auszufolgen. Die Abrechnung ist grundsätzlich am Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig.Bis spätestens zum Ablauf der Kündigungsfrist muss der Arbeitgeber das Zeugnis ausgestellt haben. Je nachdem, was im Arbeitsvertrag festgehalten wurde, hat der Mitarbeiter auch schon nach wenigen Wochen Tätigkeit Anrecht auf eine Beurteilung in Form eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.

Arbeitgeber müssen Personalakten so lange aufbewahren, wie arbeitsrechtliche Ansprüche geltend gemacht werden könnten, wobei die allgemeine Frist für solche Ansprüche 3 Jahre beträgt.

Wie lange darf ein Unternehmen meine Daten behalten : Übersicht von Aufbewahrungsfristen

Prozesse / Dokument	Aufbewahrungsfrist
Handelsbriefe	6 Jahre
Handelsbücher	10 Jahre
Handelsregisterauszüge	10 Jahre
Hauptabschlussübersicht	10 Jahre

Wie lange bleibt eine Aktennotiz in der Personalakte : Laut dt. Rechtsauffassung [1] sind auch gültige Abmahnungen nach zweieinhalb Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Es kommt aber auf die Situation im Einzelfall an, eine Regelfrist gibt es nicht. Als Bandbreite für eine derartige „Wohlverhaltensphase“ werden zwischen 12 und 42 Monate genannt.

Was gehört nicht in die Personalakte

Was gehört nicht in die Personalakte

• Listen und Übersichten über Krankheitstage und Krankheitsgründe.
• Ärztliche und psychologische Unterlagen.
• Politische Ausrichtung.
• Religiöse Zugehörigkeit (es sei denn aus steuerlichen Gründen notwendig)
• Private Vorlieben.
• Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat.

Wann darf Einsicht in die Personalakte erfolgen Kurz gesagt: zu jeder Zeit und ohne Angabe von Gründen. Der Arbeitgeber muss ihm gewähren, dies während seiner Arbeitszeit und bei fortlaufender Entgeltzahlung tun zu dürfen.Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen.

Was darf nicht in der Personalakte gespeichert werden : Alles, was die Privatsphäre – etwa den gesundheitlichen Zustand des Angestellten – betrifft, darf dagegen nicht Inhalt der Personalakte sein. Darüber hinaus sind sämtliche Daten vertraulich zu behandeln und jeder Mitarbeiter muss auf Wunsch Einsicht in seine Personalakte erhalten.